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Cuando se quiere saber si un inventario está funcionando bien, hay varios indicadores que pueden ayudar. Dos de los más útiles son el fill rate y la exactitud de inventario, aunque están relacionados, no miden lo mismo.
El fill rate permite saber qué tan bien se está cumpliendo con los pedidos a partir de la disponibilidad de producto. La exactitud de inventario indica qué tanto coincide lo que aparece en el sistema con lo que realmente existe físicamente.
Por eso, si tienes que decidir cuál revisar primero, la respuesta depende del problema que estás tratando de detectar. Sin embargo, la exactitud de inventario suele ser el primer indicador que conviene validar cuando existen dudas sobre la confiabilidad de las existencias registradas.
¿Qué mide el fill rate?
El fill rate mide el nivel en que una solicitud puede ser atendida con el inventario disponible. Existen diferentes formas de calcularlo según el proceso que se quiera analizar.
En términos sencillos, el fill rate responde a una pregunta muy concreta: ¿Qué tan bien estamos atendiendo los pedidos con el inventario que tenemos disponible?
Un fill rate bajo puede relacionarse con faltantes, problemas de reposición, inventario mal distribuido o una planeación que no está respondiendo adecuadamente a la demanda.
Pero hay algo importante, un fill rate bajo no necesariamente significa que todo el problema esté en la cantidad de inventario. Ahí entra la exactitud de inventario.
¿Qué mide la exactitud de inventario?
La exactitud de inventario compara la información registrada contra la existencia física. Si el sistema indica que hay 100 unidades y al realizar el conteo se encuentran 100, existe coincidencia. Si aparecen 82, hay una diferencia que debe investigarse.
La literatura especializada define la exactitud del registro de inventario precisamente a partir de la coincidencia entre los registros y la situación física real. (Wiley Online Library)
Una forma común de calcularla es dividir el número de registros correctos entre el total de registros revisados y multiplicarlo por 100. El resultado muestra qué proporción de los registros revisados coincide con la existencia física, de acuerdo con las tolerancias establecidas.
Este indicador responde otra pregunta: ¿Podemos confiar en la información que tenemos registrada sobre nuestro inventario?
Fill rate vs. exactitud de inventario
La diferencia puede entenderse mejor con un ejemplo. Imagina que una tienda tiene registrado un producto con 50 unidades disponibles y un cliente solicita 10. El sistema indica que hay suficiente inventario y, por lo tanto, el pedido debería poder surtirse. Pero al buscar físicamente el producto solo aparecen 3 unidades.
El problema no necesariamente comenzó con la demanda, el problema puede estar en la información del inventario. En este caso, la exactitud es deficiente y eso puede terminar afectando el fill rate.
También puede ocurrir lo contrario. El inventario puede estar correctamente registrado, pero ser insuficiente para atender los pedidos, en ese escenario, la exactitud puede ser alta y el fill rate bajo. Por eso un indicador no sustituye al otro.
¿Qué indicador debes revisar primero?
Si existen dudas sobre las existencias disponibles, conviene revisar primero la exactitud de inventario. Esto permite confirmar si la información que aparece en el sistema representa realmente lo que existe en almacén, tienda, centro de distribución o punto de venta.
La razón es sencilla, ya que si los datos de inventario son incorrectos, otros indicadores relacionados con disponibilidad, reposición y atención de pedidos pueden partir de una información equivocada.
Oracle señala que mantener cantidades disponibles precisas es importante para gestionar la relación entre oferta y demanda, mantener niveles de servicio y planear la producción. También destaca el conteo cíclico como una forma de identificar y corregir diferencias entre las cantidades registradas y las físicas. (Oracle Docs)
Una vez comprobada la confiabilidad del inventario, el fill rate puede ayudar a entender qué tan bien se está respondiendo a la demanda.
¿Qué significa tener buena exactitud y bajo fill rate?
Este escenario es especialmente útil para el análisis. Si el inventario está bien registrado, pero el fill rate sigue siendo bajo, probablemente el problema no está en la información disponible.
Puede existir una cantidad insuficiente de producto, una reposición lenta, una mala distribución entre ubicaciones o una previsión de demanda que no corresponde con el comportamiento real. En otras palabras, sabes exactamente cuánto tienes, pero no tienes suficiente para atender los pedidos.
Aquí las acciones deben enfocarse en disponibilidad, reposición, niveles de inventario y comportamiento de la demanda.
¿Qué significa tener mala exactitud y buen fill rate?
También puede suceder. Un fill rate aparentemente bueno no garantiza que todos los registros de inventario sean confiables.
Una operación puede estar atendiendo correctamente una parte importante de sus pedidos mientras mantiene diferencias en determinados productos o ubicaciones.
Además, los errores pueden compensarse entre diferentes productos y ocultar problemas cuando solamente se analiza el valor total del inventario. Por eso no conviene utilizar un buen fill rate como argumento para asumir que el inventario está bajo control.
¿Cómo utilizar ambos indicadores?
Una revisión práctica puede seguir este orden. Primero, verifica la exactitud del inventario mediante conteos físicos y comparación contra los registros del sistema.
Después, identifica dónde están las diferencias, pueden concentrarse en determinados productos, ubicaciones, almacenes o puntos de venta.
El conteo cíclico resulta útil para mantener esta revisión de manera continua, este método para contar inventario sigue una programación periódica, en lugar de depender exclusivamente de un inventario general anual.
Una vez que la información sea confiable, revisa el fill rate para determinar qué tan bien se están atendiendo los pedidos.
Finalmente, relaciona ambos indicadores, si la exactitud es baja y el fill rate también, primero hay que corregir la información y las causas de las diferencias.
Si la exactitud es alta pero el fill rate es bajo, hay que buscar el problema en disponibilidad, reposición o planeación. Si ambos son altos, el siguiente paso es revisar si los resultados se mantienen de forma consistente y si corresponden con los objetivos de servicio.
No se trata de elegir uno y olvidar el otro, el fill rate y la exactitud de inventario responden preguntas diferentes. La exactitud indica si puedes confiar en los datos de existencias. El fill rate indica qué tan bien estás atendiendo la demanda con esas existencias.
Por eso, ante una duda sobre el desempeño del inventario, revisar primero la exactitud puede evitar tomar decisiones a partir de cantidades que no corresponden con la realidad.
Después, el fill rate permite analizar si ese inventario realmente está siendo suficiente para cumplir con los pedidos. Medir ambos indicadores ofrece una visión mucho más completa. Uno ayuda a conocer qué tan confiable es la información y el otro muestra qué tan bien se está utilizando esa disponibilidad para responder a los pedidos.
