Inventario de activos tecnológicos en Yeshiva Keter Torah

La administración de activos en instituciones educativas exige orden, visibilidad y control en cada nivel de operación. En espacios donde conviven miles de alumnos, múltiples instalaciones y una amplia infraestructura tecnológica, contar con información precisa sobre los recursos disponibles permite tomar decisiones más claras en términos operativos, administrativos y de crecimiento.

Bajo este contexto, Profesionales en Inventarios desarrolló un proyecto para Yeshivá Kéter Torá México, una institución con más de 57 años de trayectoria que hoy es reconocida como el colegio más grande de la red judía en Latinoamérica. Actualmente atiende a 1900 alumnos distribuidos en cuatro planteles, lo que implica una operación dinámica y una infraestructura tecnológica relevante.

El objetivo del proyecto fue realizar el levantamiento y documentación del inventario de activos fijos relacionados con tecnología y equipo electrónico dentro de la institución. 

El alcance incluyó equipos de cómputo, dispositivos electrónicos, pantallas, telefonía, sistemas de impresión y diversos elementos que forman parte del entorno tecnológico utilizado en la operación diaria.

La ejecución del inventario implicó un reto importante por la dimensión de la institución. No se trataba únicamente de registrar activos en un solo espacio, sino de cubrir cuatro planteles distintos, cada uno con sus propias características y distribución. A esto se sumaba la necesidad de llevar a cabo el proceso sin generar interrupciones en las actividades académicas.

Desde el inicio, se definió una estrategia de trabajo alineada a estas condiciones. El equipo de Profesionales en Inventarios estructuró un plan que permitiera recorrer cada instalación de manera ordenada y asegurar el registro completo de los activos en cada sede.

El levantamiento comenzó en el plantel de mayor tamaño y posteriormente se avanzó hacia los demás. Durante el proceso se combinaron recorridos secuenciales con ejecución en paralelo en ciertos momentos, lo que permitió optimizar tiempos sin comprometer la calidad del registro.

Para cuidar la operación de la escuela, varias actividades se realizaron en horarios específicos en los que no se afectaban las clases. 

También se aprovecharon espacios con menor actividad dentro de las instalaciones y se programaron jornadas adicionales, incluyendo acceso en domingo, lo que facilitó avanzar con mayor agilidad en distintas áreas.

El acompañamiento por parte del personal de la institución fue constante. El equipo interno facilitó el acceso a las instalaciones y apoyó en los recorridos, lo que permitió mantener un flujo de trabajo organizado y eficiente durante todo el proyecto.

Gracias a esta coordinación, el levantamiento de inventario en los cuatro planteles se completó en un periodo de una semana.

Como resultado, se registraron más de 1600 equipos tecnológicos distribuidos en las distintas áreas de la escuela. Cada activo fue identificado, documentado y etiquetado como parte del proceso de control.

La asignación de etiquetas permitió generar una identificación única para cada equipo, facilitando su ubicación y seguimiento dentro de la institución. Este nivel de control es especialmente útil en organizaciones con múltiples edificios, salones, áreas administrativas y espacios de uso común.

El proyecto también incluyó un reporte fotográfico que respalda el levantamiento realizado. Esta documentación permite tener claridad sobre el estado y la ubicación de los activos al momento del registro, lo que aporta mayor confiabilidad y trazabilidad a la información generada.

A partir de este trabajo, la dirección de la escuela obtuvo una visión clara y estructurada del equipamiento tecnológico disponible en toda la institución. Contar con esta información facilita la toma de decisiones y mejora la gestión de los recursos.

Uno de los beneficios clave del inventario de activos, es el control operativo de los equipos. Tener un registro actualizado permite conocer qué activos existen, dónde están ubicados y cómo se distribuyen dentro de las instalaciones.

Esta visibilidad fortalece la administración interna y permite dar seguimiento puntual a los recursos tecnológicos. También aporta claridad sobre los equipos que forman parte del patrimonio de la institución, incluso en casos donde no existe documentación tradicional asociada.

El orden en la información contribuye a mantener transparencia en la gestión de los activos y facilita su control administrativo.

Adicionalmente, el inventario permite planificar con mayor precisión futuras decisiones de compra. Con información clara, es posible identificar si se requiere adquirir nuevos equipos o si existen recursos disponibles que pueden ser utilizados o reasignados dentro de la organización.

En instituciones educativas con planes de crecimiento, este tipo de control ayuda a dimensionar mejor las necesidades tecnológicas que acompañarán la expansión.

La ejecución de este proyecto refleja la capacidad de Profesionales en Inventarios para operar de manera estructurada en entornos complejos, cumpliendo tiempos definidos y respetando la dinámica de operación del cliente.

Experiencia del cliente y valoración del servicio

Desde la perspectiva de la institución, el cierre del proyecto dejó una impresión muy favorable. El equipo de la escuela compartió que se sienten más que satisfechos con el servicio recibido y con la forma en que se desarrolló todo el proceso, destacando la organización y claridad en cada etapa del trabajo.

Durante la ejecución, percibieron un equipo profesional, accesible y bien coordinado. Señalaron que el personal de Profesionales en Inventarios mantuvo una actitud respetuosa y ordenada en todo momento, lo que facilitó la colaboración dentro de las instalaciones. También valoraron que, además de ejecutar el levantamiento, aportaron recomendaciones útiles que ayudaron a mejorar la dinámica del proceso.

Para la institución, uno de los aspectos más relevantes fue la rapidez con la que se completó el proyecto sin afectar su operación diaria, junto con la claridad de la información entregada. Esto les permitió tener una visión mucho más estructurada de sus activos en un periodo corto de tiempo.

El equipo directivo expresó confianza en el trabajo realizado y confirmó su interés en seguir colaborando en futuros proyectos relacionados con el control y gestión de sus activos. Desde su experiencia, consideran que el servicio cumple con lo que promete y genera resultados concretos.

Además, mencionaron que recomendarían el servicio a otras organizaciones que buscan tener mayor control sobre sus recursos, resaltando la formalidad, la organización y el nivel de detalle con el que se llevó a cabo el inventario.

Esta experiencia, vista desde el cliente, confirma la importancia de trabajar con un equipo que no solo ejecuta el levantamiento de información, sino que también aporta orden, seguimiento y certeza en los resultados obtenidos.

Si tu empresa necesita ordenar, identificar y tener visibilidad real de sus activos, en Profesionales en Inventarios contamos con la experiencia y la metodología para lograrlo de forma ágil y precisa.