Levantamiento de inventario físico en bodegas a nivel nacional en tiempo record

El levantamiento de inventario físico en bodegas representa para algunas empresas un desafío tedioso y ambicioso, especialmente cuando se debe realizar en tiempo récord, ya que este proceso implica la recopilación exhaustiva de datos sobre el inventario, la estructura física y los equipos en múltiples ubicaciones.

El levantamiento de inventario físico en bodegas a nivel nacional en tiempo récord se refiere a un inventario detallado y preciso de todos los productos y materiales almacenados en todas las bodegas de una empresa, sin importar su ubicación geográfica, pero dentro del país.

Esto implica contar cada producto, verificar su estado; si está dañado, vencido, etc., y registrar toda esta información en un sistema. Todo este proceso debe realizarse en un plazo muy corto a lo que se consideraría normalmente debido a su magnitud.

¿Cómo se lleva a cabo un levantamiento de inventario físico en bodega?

El levantamiento de inventario físico busca corroborar físicamente la cantidad de productos en almacén y comparar estos datos con los registros contables. Su objetivo es evaluar la exactitud del inventario, identificar posibles pérdidas y asegurar que la información sobre las existencias esté actualizada. Este proceso se recomienda realizar al menos una vez al año.

Para realizar el levantamiento de inventario físico en bodegas se debe contar con una planificación estratégica que defina cuál es el mejor día para realizar el conteo, este día no debe afectar en la operación diaria. Es importante avanzar con tareas en los días previos, acomodar y organizar los productos, así como comprobar el buen funcionamiento de los lectores de códigos de barras.

Es necesario reclutar y asignar personal capacitado, tanto contadores de inventario como al responsable general del inventario, supervisores, equipos de recuento y equipos que registren los datos de cada bodega, si es posible se puede contar con la ayuda de personas especializadas en realizar auditorías y conteos para tener una mayor certeza en los resultados.

También se debe confirmar que todos cuenten con los materiales y equipo necesario, estos equipos pueden ser:

• Plataformas elevadoras
• Básculas para material a granel y/o productos pequeños
• Material básico por equipo de recuento: calculadoras, etc
• Lectores de introducción de datos

Al iniciar el levantamiento de inventario físico, es importante definir el alcance y determinar qué aspectos del levantamiento físico se abordarán. Tener una definición clara del alcance ayuda a evitar confusiones y asegura que todos los equipos estén alineados con los objetivos del proyecto.

Para esto, se deben establecer objetivos claros y definir metas específicas para cada una de las etapas del proyecto. Esto puede incluir la cantidad de bodegas que se deben levantar en un período determinado, el nivel de detalle requerido, y los indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir el éxito del levantamiento.

Asegúrate de contar con el personal necesario, el equipo adecuado y un presupuesto suficiente. La falta de recursos puede retrasar el proyecto.

Elige el software correcto, este debe permitir la actualización en tiempo real, la integración con dispositivos de escaneo y la generación de reportes y listados de los productos a contar. Debe permitir registrar los recuentos, comparar los resultados con el inventario teórico y llevar un seguimiento completo del proceso. La elección del software dependerá de las necesidades específicas de tu empresa.

Es esencial realizar un cronograma detallado para cada almacén, especificando fechas y horas para el levantamiento de inventario. Así como un manual de instrucciones en el que se establezcan los lineamientos claros y precisos que garanticen la correcta ejecución de todas las tareas. Este manual deberá distribuirse con el suficiente tiempo a todo el personal de cada almacén.

Las operaciones relacionadas con el levantamiento de inventario se deben detener a la hora previamente acordada con dirección general. A partir de ese momento, no se debe permitir el registro de nuevas entradas o salidas de productos, ni la realización de ajustes en el sistema. Esta medida es necesaria para garantizar la precisión del inventario físico y evitar irregularidades en los registros.

Debe establecerse una hora de recuento en función del número de lugares a contar, equipos disponibles y velocidad estimada de conteo. Aquí se tienen que detallar los horarios del conteo, las pausas, el horario de comidas y la hora de finalización prevista. Es muy importante que todo el personal tenga esta información para evitar descansos no planeados y conseguir aprovechar bien el tiempo disponible.

Antes de iniciar el levantamiento de inventario físico, se debe realizar una copia de seguridad completa de todas las bases de datos relacionadas con el inventario. Esta medida es fundamental para poder restaurar los datos en caso de pérdida, corrupción o errores durante el proceso.

También es importante crear listados de conteo detallados para cada zona del almacén. Estos listados deben incluir el código de ubicación y de producto, descripción del producto, unidad de medida y espacio para registrar la cantidad física contada. Los listados se deben imprimir y repartir a los equipos de conteo antes de iniciar el inventario.

Segundo Recuento

Para el segundo recuento se pueden implementar dos estrategias diferentes. La primera consiste en realizar un conteo completo de todo el inventario, con el objetivo de obtener una precisión muy específica.

La segunda opción implica un recuento selectivo de aquellos artículos que presentan una diferencia mayor al porcentaje respecto al inventario teórico o una desviación en unidades superiores. Normalmente en estos casos se mantiene el último recuento realizado.

Revisión Final y Cierre

Una vez finalizados todos los conteos, se tiene que hacer un informe detallado que ordenará las diferencias encontradas, tanto por valor como por cantidad. Este informe debe ser revisado por el supervisor de inventario, quien, junto con los equipos de conteo, verificará la precisión de las diferencias. Ya que son validadas, se tienen que ajustar los registros contables y crear el informe final de inventario.

En este informe se tienen que incluir las posibles causas de lo que provocó las diferencias y se propondrán acciones correctivas para futuros conteos.

El informe final del levantamiento de inventario debe incluir lo siguiente:

1. Cuadro comparativo de los inventarios inicial y final, destacando las variaciones y tabla de diferencias con desglose por valor y unidades.
2. Análisis de las más grandes diferencias y sus posibles causas.
3. Comparativa con resultados del inventario anual anterior.
4. Plan de acción para mejorar la precisión del inventario.
5. Últimas entradas/salidas antes y después de la hora de corte.

Realiza el levantamiento de inventarios de forma precisa contando con la ayuda de expertos que te ayudarán a tener mejores resultados en tus conteos. Invertir en un buen levantamiento de inventario físico, a largo plazo te dará ganancias.