La importancia del control de inventario ante desastres naturales

Los desastres naturales, como los temblores o huracanes, pueden causar estragos en nuestras vidas y negocios. Las empresas y negocios que se encuentran en zonas geográficamente vulnerables enfrentan el riesgo constante de tener un percance inesperado, pero muchas veces no toman medidas preventivas adecuadas para proteger el inventario y los activos fijos.

La pérdida de inventario puede representar un fuerte golpe financiero del que muchas empresas no se recuperan. Es por eso que contar con un sistema eficiente de registro y control de inventario es fundamental para mitigar los riesgos y garantizar la continuidad de las operaciones.

Consecuencias de un mal control de inventario

Un inventario desorganizado y sin un registro adecuado puede tener consecuencias caóticas en caso de un desastre, estás son:

• Dificultad para evaluar las pérdidas: Sin un inventario detallado, será casi imposible determinar con precisión qué se ha perdido y cuánto vale. Esto dificulta la presentación de reclamos a seguros y retrasa la recuperación.
• Retrasos en la reposición: La falta de un inventario documentado alarga el proceso de recuperación, ya que no saber qué productos o activos se han dañado o perdido impide una reposición rápida y eficiente. Esto puede afectar la capacidad de la empresa para atender la demanda y generar ingresos.
• Problemas contables: Un inventario impreciso puede generar errores contables significativos, lo que puede llevar a problemas fiscales y auditorías.
• Impacto en los reclamos de seguro: Muchas empresas cuentan con seguros para proteger sus activos frente a desastres naturales, pero si no tienen un registro actualizado y bien documentado de sus bienes, es muy probable que los reclamos no sean aceptados o se retrasen significativamente. Las aseguradoras suelen requerir pruebas claras del valor de los activos perdidos o dañados, y un inventario preciso facilita este proceso. La falta de documentación puede dejar a las empresas en una posición complicada, obligándolas a absorber los costos de las pérdidas.
• Decisiones empresariales erróneas: La falta de información precisa sobre el inventario puede llevar a tomar decisiones empresariales equivocadas, como sobreestimar o subestimar la demanda.

Los beneficios de un buen registro de inventario

Un sistema de registro para llevar el control de inventario bien estructurado ofrece diversas ventajas, especialmente en situaciones de emergencia, algunas son:

Reducción de pérdidas económicas

Aunque parezca repetitivo, es importante decir que contar con un inventario actualizado permite a las empresas conocer con exactitud la cantidad y el valor de los activos perdidos en un desastre natural. Esto es esencial para minimizar las pérdidas económicas, ya que facilita el proceso de reclamo ante aseguradoras y permite la reposición rápida de productos críticos para la operación. Además, un control de inventario bien gestionado ayuda a identificar las áreas de mayor riesgo dentro de la empresa y dar prioridad a la protección de los activos más valiosos.

Mejora en la recuperación post-desastre

Las empresas que tienen un control riguroso de su inventario pueden reanudar sus operaciones más rápidamente después de un desastre. Un sistema eficiente de gestión de inventarios permite identificar rápidamente los productos que aún están disponibles y los que necesitan ser reemplazados, lo que acelera el proceso de reabastecimiento y la restauración de las actividades comerciales.

En una situación de emergencia, contar con información precisa sobre el inventario puede ser la diferencia entre cerrar temporalmente o continuar operando de manera limitada, manteniendo la relación con los clientes mientras se gestionan los daños.

Mayor resiliencia y competitividad

Tener un sistema de control eficiente aumenta la resiliencia de la organización, permitiendo una respuesta más ágil y precisa ante una crisis. Además, esta capacidad de respuesta mejora la competitividad en el mercado, ya que las empresas con un control de inventarios sólido pueden satisfacer la demanda de sus clientes con mayor rapidez y eficiencia que aquellas que carecen de esta organización.

Estrategias para proteger tu inventario ante desastres naturales

Además de un buen sistema de registro, existen otras medidas que puedes implementar para proteger tu inventario, algunas son:

• Ubicación estratégica: Almacena los productos y activos en lugares seguros y lejos de áreas propensas a daños.
• Embalaje adecuado: Utiliza embalajes resistentes para proteger los productos de golpes y vibraciones. Asegúrate que los almacenes y los activos cuenten con medidas de seguridad como estructuras resistentes a sismos o algún sistema de protección ante incendios.
• Etiquetado claro: Identifica claramente cada producto o activo con etiquetas RFID que incluyan información relevante como el código, descripción y valor.
• Respaldos digitales: Utiliza un software de gestión de inventarios que permita tener una visión clara y actualizada de los productos y activos disponibles. Realiza copias de seguridad regulares de los registros de inventario y guárdalos en un lugar seguro, preferiblemente en la nube o en servidores remotos fuera de la zona de riesgos para asegurarse de tener la información disponible en caso de una catástrofe.
• Simulacros: Realiza simulacros de desastres regularmente para evaluar la efectividad de tu plan de emergencia e identificar áreas de mejora.

La importancia de la capacitación del personal ante desastres

Un sistema de registro de inventario, por sí solo, no garantiza la seguridad del inventario ante un desastre. Es fundamental que el personal esté capacitado para que en caso de emergencia, el personal sea capaz de realizar un inventario rápido y preciso y que sepan utilizar los datos para que la información recopilada pueda ser de utilidad para evaluar las pérdidas y tomar decisiones rápidas.

Es importante realizar simulacros de desastres que permitan al personal practicar los procedimientos de emergencia e identificar posibles fallas en los procesos. También se deben desarrollar manuales claros y concisos que detallen los pasos a seguir en caso de emergencia.

La capacitación debe ser un proceso continuo para garantizar que el personal esté actualizado sobre los procedimientos y las nuevas tecnologías y así puedan enfrentarse de la mejor forma ante un imprevisto.

Prevenir y buscar invertir en la protección de tu inventario es fundamental para que tu empresa no pare su productividad.