Control de activos en sucursales para la operación estandarizada

La estandarización de procesos es una forma de guiar por etapas los procesos dentro de una sucursal y así todos los colaboradores den los mismos resultados en tiempos y calidad. Tiene como objetivo normalizar y organizar flujos de trabajo con el fin de aumentar la productividad y maximizar las ganancias. Es una forma eficiente de formalizar la producción y reducir costos. El control de activos fijos es uno de los puntos clave en las empresas, ya que así se puede conocer la cantidad, las condiciones en el que se encuentran y la ubicación de los mismos. 

El control de activos en sucursales es fundamental para garantizar una operación eficiente, segura y estandarizada. Al tener un inventario preciso y actualizado de todos los activos de cada sucursal, se pueden obtener grandes beneficios.

¿Cómo lograr una operación estandarizada a través del control de activos?

Gestionar sucursales es para algunas empresas uno de los retos más grandes de su crecimiento. En el momento en el que la operación hace necesario tener más de un punto de venta físico para los clientes, las organizaciones comienzan un camino en búsqueda de la mejor estrategia para ofrecer a su cliente la misma experiencia de compra sin importar en cuál de las sucursales se encuentre.

Para alcanzar una operación estandarizada, es necesario implementar un sistema de control de activos que incluya los siguientes elementos:

• Inventario detallado: Crear un registro completo de todos los activos de cada sucursal, incluyendo su descripción, ubicación, condición, valor y fecha de adquisición. El control de inventarios de activos fijos implica la implementación de métodos y procesos destinados a rastrear, registrar y gestionar de manera efectiva los activos tangibles utilizados en las operaciones de una empresa. Cualquier discrepancia se investiga y se corrige para mantener la integridad de los datos.
• Etiquetas de identificación: Asignar etiquetas RFID o códigos de barras a cada activo con información detallada para facilitar su seguimiento y localización. Estas etiquetas se colocan físicamente en los activos y se utilizan para realizar un seguimiento durante los inventarios físicos periódicos.
• Software de gestión de activos: Utilizar un software especializado para automatizar las tareas de inventario, mantenimiento y depreciación. Estos sistemas permiten mantener una base de datos centralizada de todos los activos fijos de la empresa, incluidos detalles como la ubicación, el estado, el historial de mantenimiento y la depreciación. Además, algunos softwares ofrecen funcionalidades de rastreo por código de barras o RFID, lo que facilita el seguimiento y la localización de los activos.
• Auditorías periódicas: Realizar auditorías de forma regular para verificar la exactitud de los registros y detectar cualquier discrepancia. Estas auditorías pueden ser realizadas por el personal interno de la empresa o por auditores externos independientes, que ayudan a identificar y corregir cualquier error o irregularidad en los registros de activos.
• Procedimientos estándar: Establecer procedimientos claros para la solicitud, recepción, uso y disposición de los activos.
• Capacitación del personal: Asegurarse de que todos los colaboradores estén capacitados en los procedimientos de control de activos y conozcan la importancia de su cumplimiento.

Al combinar estos métodos, las empresas pueden establecer un sólido control de inventarios de activos que les permita estandarizar y maximizar la eficiencia operativa, minimizar las pérdidas y cumplir con los requisitos regulatorios.

Al ya contar con procesos estandarizados se puede comenzar a medir el desempeño de cada una de las sucursales que se tienen, y así identificar errores o puntos de mejora que se deban atender y modificar antes de que sea demasiado tarde. 

Cuando se planea realizar el control de activos, es muy importante tener claro cómo es que se inicia el proceso. Se debe identificar todos los bienes que serán incluidos en el control de activos fijos, para ello se puede crear un listado básico en un documento de Excel que incluya todas las características de los bienes, ubicaciones y un total de ellos, o contar con los registros y/o facturas de nuestro listado contable.

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