El levantamiento de inventarios físicos es un proceso crucial para la gestión eficiente de cualquier empresa que maneje bienes tangibles. La función principal del inventario es el tener un control estricto sobre el stock. De este modo, se gestiona más eficazmente el almacén, lo que implica un mejor servicio al cliente y una mayor competitividad de la empresa.

Pero, ¿cuáles son las características de un levantamiento de inventarios físicos, su importancia, los métodos comunes, las mejores prácticas y las herramientas tecnológicas disponibles?

Importancia del levantamiento de Inventarios Físicos

Es fundamental para garantizar la precisión de los registros de inventario ,facilitando una gestión eficiente de stock, evitando excesos o faltantes que puedan impactar la operación y con ello conocer la cantidad de bienes disponibles, logrando así identificar, minimizar y prevenir pérdidas por robos o errores administrativos, además de esto el también cumplir con las normativas contables y fiscales.

¿Sabes cual es la frecuencia se debe realizar el levantamiento de inventarios físicos en un almacén?

El realizar un levantamiento de inventarios puede variar según las necesidades del negocio o empresa y sobre el tipo de inventario o método que implementen, pero comúnmente se realiza anualmente (inventario periódico) o continuamente a través de conteos cíclicos, que pueden ser diarios, semanales o mensuales.

¿Tipos de inventario más comunes ideales para el levantamiento de inventarios físicos en CDIS y almacenes?

Conteo Cíclico:Como ya vimos anteriormente este tipo de inventario se realiza de forma periódica, generalmente cada cierto número de semanas o meses, para verificar los niveles de stock de productos específicos. Es ideal para artículos de alta rotación o con demanda estacional.

Conteo Periódico: es uno de los modos más habituales de realizar inventarios. Es el proceso con el que las empresas mantienen un control de la mercancía en su almacén y que, como su nombre indica, tiene lugar periódicamente (puede ser cada mes, trimestre, semestre o anualmente).

Inventario Permanente: es un tipo de registro de la mercancía del almacén que se mantiene actualizado en tiempo real, lo que posibilita un control estricto sobre el stock. El inventario permanente, también llamado inventario perpetuo, es una técnica de gestión de las existencias que consiste en disponer de un recuento constante del stock en el almacén. Y esto se realiza por medio de la implementación de un software capaz de automatizar el control sobre el inventario.

Este sistema WMS controla y coordina todo lo que ocurre en la instalación a fin de realizar un inventario perpetuo eficiente. Su función es identificar los artículos desde el momento en que llegan al almacén y les asigna una ubicación determinada. Después, envía instrucciones a los operadores sobre qué hacer con cada producto a cada instante.

¿Qué tecnología puede ayudar en el levantamiento de inventarios físicos?

Sistemas de Gestión de Inventarios (IMS): Permiten la automatización de procesos clave, como la generación de órdenes de compra y la reordenación automática de productos en función de los niveles de inventario predeterminados. Además, ofrecen insights en tiempo real sobre el rendimiento del inventario, lo que brinda una base sólida para la toma de decisiones informadas.

- Escáneres de código de barras y dispositivos RFID: permite la identificación de artículos automatizando las tareas recepción de mercancía, aumentando la trazabilidad y localización de los activos y la optimización de los recorridos en almacén de la mercancía y los turnos de trabajo. Además, toda la información está disponible en tiempo real.

Aplicaciones móviles para conteos:

Sortly: es ideal para gestión de inventarios, ya que permite a los usuarios realizar conteos de inventario de manera sencilla. Ofrece funciones de escaneo de códigos de barras, etiquetas personalizadas, y sincronización en la nube.

Stock Controller simple pero efectiva para el control de inventarios, ideal para pequeños negocios y almacenes. Permite gestionar productos, realizar conteos y generar informes.
Fishbowl Go es una extensión móvil del software de gestión de inventarios Fishbowl. Es ideal para empresas que ya utilizan Fishbowl y desean extender sus capacidades a dispositivos móviles.
Zoho Inventory aplicación robusta de gestión de inventarios que ofrece una solución móvil para realizar conteos de inventarios, gestionar pedidos y rastrear envíos.
NetSuite Inventory Management para la gestión de inventarios que se integra con su suite de software empresarial.

Software de análisis de datos para detectar patrones y tendencias: Esta herramienta permite a los usuarios explorar datos, descubrir patrones y generar visualizaciones sin necesidad de tener habilidades analíticas avanzadas. Como ejemplo Watson Analytics proporciona funciones de modelado predictivo que ayudan a prever tendencias futuras basadas en datos históricos.

¿Cómo afecta el levantamiento de inventarios físicos a las operaciones diarias del almacén?

El proceso de conteo físico a menudo requiere que se detengan o se limiten las actividades normales de almacén, como la recepción, el envío y la selección de pedidos. Esto puede provocar retrasos en los pedidos y afectar los niveles de servicio al cliente. Los empleados que participan en el conteo físico generalmente no pueden realizar sus tareas habituales. Esto puede llevar a una disminución en la productividad general del almacén.

El conteo físico puede ser un proceso costoso, ya que requiere mano de obra adicional , y como ya se mencionó la interrupción de las operaciones normales. Es esencial un conteo físico preciso para una buena gestión del inventario. Sin embargo, el proceso puede ser propenso a errores, lo que puede conducir a datos de inventario inexactos. Por lo que puede ser una tarea tediosa y repetitiva, lo que a su vez puede afectar negativamente la moral de los empleados.

A pesar de estos desafíos, el levantamiento de inventarios físicos sigue siendo una parte importante de la gestión de almacenes para muchas empresas. Debido a que también puede ayudar a garantizar la precisión del inventario, identificar pérdidas y detectar problemas en los procesos de almacén.

¿Cómo podemos minimizar el impacto del levantamiento de inventarios físicos en las operaciones diarias del almacén?

Planificando y programando cuidadosamente el conteo físico: Se debe elegir un momento en que el almacén esté menos ocupado y tenga en cuenta el tiempo que llevará completar el conteo.

Comunicar el plan de conteo físico a todos los empleados: Esto ayudará a garantizar que todos comprendan cómo afectará el conteo a sus trabajos y puedan planificar en consecuencia.

Implementar tecnología para autorizar partes del proceso de conteo físico: Esto puede ayudar a reducir el tiempo y el costo del conteo, y también puede mejorar la precisión.
Brindar capacitación a los empleados en los procedimientos de conteo físico: Será un beneficio que garantizará que el conteo se realice de manera precisa y eficiente.

Al tomar estas medidas, las empresas pueden minimizar la interrupción de las operaciones diarias del almacén y garantizar que el levantamiento de inventarios físicos se realice de manera exitosa. A esto también se le conoce como mejores prácticas.

Documentación y Auditoría en inventarios físicos en CEDIS y almacenes:

La documentación y auditoría de los inventarios físicos en CEDIS (Centros de Distribución) y almacenes son procesos esenciales para garantizar la precisión de los registros contables, la eficiencia de la gestión de stocks y la prevención de pérdidas.

Documentación: es fundamental para respaldar el proceso de inventario físico y garantizar su transparencia. Los documentos clave incluyen:

Plan de inventario: Describe el alcance del inventario, los métodos de conteo, la asignación de responsabilidades y el calendario.
Formularios de conteo: Se utilizan para registrar la cantidad de cada artículo contado.
Etiquetas de inventario: Se adhieren a los artículos para identificarlos y facilitar el conteo.
Actas de diferencias: Registran las discrepancias entre el conteo físico y los registros contables.
Informes de inventario: Resumen de los resultados del inventario y las conclusiones.

Auditoría del inventario físico: es un proceso independiente que verifica la precisión y confiabilidad del conteo. Los auditores deben seguir un programa de auditoría que incluya:

Evaluación del plan de inventario: Asegurar que el plan sea adecuado y completo.
Observación del proceso de conteo: Verificar que el conteo se realice de manera correcta y consistente.
Selección de muestras para recuento: Contar una muestra aleatoria de artículos para verificar la precisión del conteo inicial.
Investigación de diferencias: Analizar las causas de las discrepancias entre el conteo físico y los registros contables.
Emisión de un informe de auditoría: Documentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

Beneficios de la documentación y auditoría

Mayor precisión de los registros contables: Reduce los errores y mejora la confiabilidad de la información financiera.
Mejor gestión de stocks: Permite una mejor planificación de compras, producción y distribución.
Prevención de pérdidas: Identifica y previene robos, daños y obsolescencia de productos.
Cumplimiento normativo: Ayuda a cumplir con las normas contables y fiscales.
Mayor transparencia: Mejora la transparencia interna y externa de la empresa.