+52 (55) 5213 3038
info@inventarios.com.mx
Tener inventario disponible no significa necesariamente que una empresa esté atendiendo bien la demanda, ya que puedes contar con miles de productos almacenados y, aun así, tener faltantes justo cuando un cliente los necesita.
El fill rate de inventario permite medir qué proporción de la demanda puede atenderse con el inventario disponible. Es un indicador relacionado directamente con la disponibilidad de producto y el nivel de servicio, por lo que resulta útil para evaluar si las existencias realmente están respondiendo a lo que el mercado solicita.
Más que buscar un porcentaje alto sin analizarlo, conviene utilizar el fill rate para detectar qué está ocurriendo con el inventario y tomar decisiones sobre compras, reposición, existencias y distribución.
¿Qué es el fill rate de inventario?
El fill rate es el porcentaje de la demanda que una empresa logra surtir con el inventario disponible, bajo una regla de medición previamente definida.
Dicho de forma sencilla, responde a una pregunta concreta
¿Qué porcentaje de lo que me solicitaron pude entregar?
Una de las formas más utilizadas para calcularlo es dividir las unidades entregadas entre las unidades demandadas y multiplicar el resultado por 100. Esta medición puede hacerse también por líneas de pedido u órdenes completas, dependiendo de lo que se quiera analizar.
Por ejemplo, si durante un periodo los clientes solicitaron 10,000 unidades y se entregaron 9,500, el fill rate por unidades sería de 95%.
Esto significa que 5% de la demanda no pudo atenderse en las condiciones establecidas para la medición.
¿Qué mide realmente el fill rate?
El fill rate mide la capacidad del inventario para responder a la demanda. Por eso, no debe confundirse con la cantidad total de productos almacenados.
Una empresa puede tener mucho inventario y presentar un fill rate bajo si tiene disponibles productos que se venden poco mientras faltan aquellos con mayor demanda.
También puede suceder lo contrario. Un inventario relativamente reducido puede mantener un buen fill rate si está compuesto por los productos correctos y se repone de acuerdo con el comportamiento de la demanda.
Para que el indicador sea útil, primero hay que establecer qué se va a medir. El fill rate puede calcularse por unidades, líneas de pedido u órdenes completas. Cada modalidad responde una pregunta diferente. (Ventaja Competitiva en Cadenas de Suministro)
El fill rate por unidades permite conocer qué proporción del volumen solicitado fue surtida. El fill rate por líneas muestra cuántas líneas de productos se atendieron completamente. El fill rate por órdenes es más estricto, porque una orden puede considerarse incompleta si falta solamente uno de sus productos.
Por eso, no conviene comparar porcentajes obtenidos con metodologías diferentes.
¿Cómo interpretar el fill rate?
Un fill rate de 98% puede parecer positivo, pero por sí solo no dice si el inventario está funcionando correctamente.
Primero hay que saber qué representa ese 98%, durante qué periodo se calculó, qué productos incluye y si se midieron unidades, líneas u órdenes.
También conviene revisar qué ocurrió con el 2% que no se pudo surtir. Si las unidades faltantes corresponden a productos de baja rotación, el impacto puede ser limitado. Si pertenecen a productos de alta demanda o a artículos indispensables para un cliente, el problema puede ser mucho mayor.
El indicador debe analizarse junto con otros datos de inventario para entender si existe una situación puntual o un problema recurrente.
Por ejemplo, un fill rate bajo puede estar relacionado con una reposición tardía, cantidades de compra insuficientes, errores en el registro de existencias, diferencias entre el inventario físico y el sistema o una previsión de demanda que no refleja el comportamiento real.
¿Qué problemas de inventario puede revelar?
Uno de los principales usos del fill rate es identificar dónde existen problemas de disponibilidad.
Un resultado bajo y recurrente puede señalar faltantes de inventario. Si determinados productos se solicitan con frecuencia y no están disponibles, existe una diferencia entre la demanda y las existencias que la empresa está manteniendo.
También puede revelar problemas de reposición. Si el producto se vende, pero la reposición llega después de que se genera el faltante, el inventario no está respondiendo al ritmo de consumo.
Otro problema posible es una mala distribución del inventario. Puede existir suficiente producto en la empresa, pero encontrarse en una ubicación distinta a aquella donde se necesita. En ese caso, el problema no necesariamente es la cantidad total disponible, sino dónde está almacenada.
El fill rate también puede ayudar a detectar errores de inventario. Si el sistema indica que existen 100 unidades, pero al momento de surtir solamente aparecen 70, el indicador puede verse afectado por diferencias entre el inventario registrado y el inventario físico.
Finalmente, un fill rate bajo puede estar relacionado con una planeación de demanda poco precisa. Cuando las cantidades solicitadas cambian de manera constante y las compras o reposiciones no se ajustan a ese comportamiento, aumentan las posibilidades de tener faltantes.
¿Un fill rate alto significa que el inventario está bien?
No necesariamente. Un fill rate alto indica que una proporción importante de la demanda está siendo atendida, pero no explica cuánto inventario fue necesario mantener para conseguirlo.
Este punto es importante porque aumentar existencias puede ayudar a reducir faltantes, pero también puede generar productos inmovilizados, mayores costos de almacenamiento y exceso de inventario.
Por eso, la decisión no debería ser simplemente “hay que subir el fill rate”. Primero hay que identificar qué productos están generando los faltantes, cuánto representan en la demanda y por qué no están disponibles.
También es importante distinguir el fill rate del nivel de servicio. El nivel de servicio puede utilizarse para medir la probabilidad de evitar un faltante durante un ciclo de reposición, mientras que el fill rate mide la proporción de la demanda que efectivamente se atiende. Son indicadores relacionados, pero no equivalentes. (Ventaja Competitiva en Cadenas de Suministro)
¿Cómo saber si tu inventario está cumpliendo con la demanda?
Una revisión útil comienza por calcular el fill rate de manera consistente y después analizarlo por producto, ubicación y periodo.
Si el resultado general es bueno, pero algunos productos presentan niveles considerablemente menores, conviene revisar esas referencias por separado.
También es recomendable identificar cuáles son los productos que concentran los faltantes y revisar si existe una causa común. Puede tratarse de compras insuficientes, tiempos de reposición, diferencias de inventario, cambios en la demanda o una distribución inadecuada de las existencias.
El objetivo no es tener un porcentaje atractivo en un reporte. Es saber si el inventario disponible corresponde realmente a lo que los clientes están solicitando.
El fill rate como herramienta para tomar decisiones
El fill rate funciona mejor cuando se utiliza como punto de partida para investigar el desempeño del inventario.
Un resultado bajo puede llevar a revisar existencias, reposición y demanda. Un resultado alto, acompañado de demasiado inventario, puede indicar que se está pagando un costo innecesario por mantener disponibilidad.
Por eso, antes de aumentar compras o reducir inventario, conviene conocer qué está sucediendo físicamente con las existencias.
Un inventario confiable permite que el fill rate refleje la situación real. Si los registros no coinciden con las existencias físicas, cualquier análisis de disponibilidad puede partir de información incorrecta.
Medir el fill rate de inventario permite pasar de una pregunta general sobre cuánto producto hay almacenado a una mucho más útil para la operación
¿Tenemos disponible el producto que nuestros clientes necesitan, en la cantidad y momento en que lo solicitan?
La respuesta ayuda a identificar faltantes, revisar la reposición y tomar decisiones de inventario con información más cercana a la demanda real.
