PEMSA, la división de perforación petrolera de Grupo México, ubicada en Ciudad del Carmen, Campeche, desempeña un papel fundamental en el abastecimiento de seis plataformas petroleras. Conscientes de la importancia de contar con un almacén altamente eficiente, PEMSA decidió implementar mejoras tecnológicas y optimizar sus procesos de gestión de inventarios para fortalecer sus operaciones.

Para lograrlo, se estableció una alianza estratégica con Profesionales en Inventarios, empresa especializada en levantamiento y control de inventarios, con el objetivo de modernizar su almacén y mejorar su eficiencia operativa.

Un enfoque integral para la optimización 

El proceso de transformación de la gestión de inventarios en PEMSA se diseñó con un enfoque integral, considerando tanto la implementación de tecnología como la mejora en la organización y los procesos logísticos. Esto permitió no solo optimizar la operación diaria del almacén, sino también garantizar una mejor comunicación entre el equipo en tierra y las plataformas petroleras.

La optimización se llevó a cabo a través de tres pilares fundamentales:

1. Implementación de tecnología y digitalización

Uno de los primeros pasos fue la incorporación de tecnología para mejorar la visibilidad y trazabilidad del inventario. Antes de la transformación, la gestión de almacén se realizaba de manera manual, lo que dificultaba el control preciso de los materiales y generaba retrasos en los surtidos.

Para solucionar este desafío, se implementaron las siguientes mejoras:

• Sistematización del inventario: Se introdujo un sistema de identificación mediante códigos de barras, lo que permitió digitalizar la gestión de insumos y mejorar la precisión en los registros.
• Optimización de la disposición de materiales: Se realizó una reorganización estratégica del almacén, ubicando los artículos de mayor rotación en zonas de fácil acceso, lo que agilizó los procesos de búsqueda y surtido.
• Automatización del control de existencias: Se implementaron inventarios cíclicos, asegurando una validación continua del stock y minimizando discrepancias en los registros.

2. Automatización y estandarización de procesos

Además de la digitalización del inventario, fue fundamental mejorar la estandarización y control de los procesos operativos del almacén. Para ello, se llevaron a cabo las siguientes acciones:

• Diseño de procedimientos estructurados: Se establecieron nuevos protocolos para la recepción, almacenamiento y surtido de materiales, asegurando que cada movimiento dentro del almacén quedara registrado y trazado correctamente.
• Implementación de checklists y formatos de control: Estos documentos facilitaron la ejecución de procesos estandarizados y ayudaron a mejorar la coordinación dentro del equipo.
• Optimización de la logística con proveedores: Se implementó un sistema de citas programadas con proveedores, lo que redujo tiempos de espera y mejoró la eficiencia en la recepción de insumos.

3. Fortalecimiento de la comunicación y capacitación

La gestión eficiente de un almacén no solo depende de la tecnología y los procesos, sino también del equipo humano que opera diariamente. Para asegurar una implementación exitosa y sostenible, se trabajó en mejorar la comunicación interna y capacitar al personal.

Las principales acciones en este aspecto fueron:

• Desarrollo de un protocolo de comunicación con las plataformas: Se estableció un sistema de registro y seguimiento de pedidos que permitió reducir errores en los suministros y agilizar la coordinación con las plataformas petroleras.
• Capacitación del personal en mejores prácticas: Se realizaron sesiones de formación en gestión de inventarios y logística, con el objetivo de que el equipo comprendiera la importancia del orden, la precisión en los registros y la correcta ejecución de los procedimientos.
• Implementación de la metodología 5S: Esta metodología, enfocada en la organización y limpieza del espacio de trabajo, ayudó a mantener el almacén en óptimas condiciones y garantizar la sostenibilidad de las mejoras a largo plazo.

Resultados tangibles y un modelo de éxito

Gracias a la modernización del almacén y la optimización de procesos, PEMSA logró una serie de mejoras significativas en su operación:

• Reducción de tiempos de búsqueda y entrega de materiales: La reorganización del almacén y la digitalización del inventario permitieron que los insumos fueran localizados y surtidos con mayor rapidez.
• Minimización de errores en los surtidos: La implementación de códigos de barras y la validación constante del inventario aseguraron que cada plataforma recibiera exactamente lo que necesitaba, evitando errores en los pedidos.
• Mejor aprovechamiento del espacio: La reubicación estratégica de los materiales permitió una mejor distribución dentro del almacén, facilitando la movilidad y mejorando la eficiencia en la gestión de los insumos.
• Mayor confiabilidad en los registros: La realización de inventarios cíclicos garantizó que los datos del stock fueran precisos, reduciendo pérdidas y optimizando la planificación de compras.
• Optimización de la comunicación entre almacén y plataformas: Gracias a los nuevos protocolos de gestión de pedidos, se redujeron los tiempos de espera y se eliminaron errores en los suministros.
• Capacitación del equipo y cultura de mejora continua: La formación del personal y la implementación de buenas prácticas aseguraron que las mejoras fueran sostenibles en el tiempo.

El impacto en el negocio: retorno de inversión y eficiencia operativa

Uno de los aspectos más relevantes del proyecto fue su impacto en la rentabilidad de la operación. Aunque tradicionalmente los proyectos de control de inventarios no se miden con un ROI inmediato, la optimización de procesos permitió cuantificar los beneficios de la transformación:

• Reducción de pérdidas por materiales extraviados o deteriorados.
• Disminución de costos por compras innecesarias o urgencias.
• Mayor eficiencia en la facturación y administración de insumos críticos.
• Menos tiempos de inactividad en las plataformas debido a falta de suministros.

Estos resultados consolidaron a Profesionales en Inventarios como un socio estratégico para PEMSA, demostrando que una gestión eficiente de inventarios no solo reduce costos, sino que también mejora la rentabilidad y productividad de toda la operación.

Un modelo replicable para la industria petrolera

El éxito del proyecto en PEMSA no solo impactó positivamente su operación, sino que también estableció un modelo replicable para otros almacenes dentro de Grupo México División Infraestructura.

Este caso de éxito evidencia cómo la combinación de tecnología, automatización y capacitación puede generar mejoras significativas en la gestión de inventarios, con beneficios que se reflejan en toda la cadena de suministro.