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Manprec, una empresa con más de 20 años de trayectoria en el sector salud, se encontraba en una etapa clave de transformación digital. Su objetivo: consolidar toda su operación en una única plataforma tecnológica que facilitara la integración entre áreas y ofreciera una visión clara del negocio en tiempo real.
Durante años,
Manprec, una empresa con más de 20 años de trayectoria en el sector salud, se encontraba en una etapa clave de transformación digital. Su objetivo: consolidar toda su operación en una única plataforma tecnológica que facilitara la integración entre áreas y ofreciera una visión clara del negocio en tiempo real.
Durante años, la gestión de inventario se había desarrollado de forma progresiva, adaptándose al crecimiento de la organización. La contabilidad operaba en un sistema, mientras que la administración e inventario utilizaban otra plataforma sin conexión directa entre ellas. Este enfoque, común en empresas en expansión, permitió avanzar, pero con el tiempo mostró áreas de mejora que limitaban la eficiencia operativa.
Además, muchas operaciones se respaldaban en archivos de Excel que, aunque útiles en su momento, resultaban difíciles de mantener actualizados conforme crecía la operación. A esto se sumaba un modelo logístico que, hasta hace poco, incluía la colaboración con un operador 3PL. Al momento de cambiar de proveedor y migrar la operación a una bodega propia, surgió una oportunidad valiosa para rediseñar los procesos y fortalecer el control interno del inventario.
El entorno físico del almacén también presentaba ciertas particularidades: dos razones sociales compartían un mismo espacio, lo cual requería una mejor organización para evitar confusiones en la asignación de productos y asegurar un rastreo eficiente.
Con este panorama, Manprec tomó una decisión estratégica: invertir en un nuevo sistema ERP que integrara todas las áreas de la empresa. Pero para lograr una transición exitosa, era fundamental contar con una base de datos confiable, estructurada y alineada a los requerimientos del nuevo sistema. Fue entonces cuando se incorporó al proyecto el equipo de Profesionales en Inventarios.
Un acompañamiento experto para la transición
La participación de Profesionales en Inventarios no solo aportó orden y precisión a los datos, sino también una metodología clara para construir una base sólida de información que respaldara el crecimiento futuro. Su intervención se desarrolló en tres etapas clave:
- Organización y clasificación del inventario
- Levantamiento detallado de información
- Validación e integración al nuevo ERP
- Organización y clasificación del inventario
El primer paso fue generar claridad. Se inició con la identificación y separación de los productos por razón social, para mejorar la trazabilidad y facilitar una administración más segmentada del almacén.
Además, se definieron criterios para el registro de productos compuestos o kits, algo muy común en el sector salud. Por ejemplo, una cama hospitalaria puede estar formada por varios componentes (estructura, colchón, respaldo), los cuales deben registrarse de manera conjunta para reflejar adecuadamente su funcionalidad. Este trabajo permitió estandarizar la forma de registrar los activos y garantizar la integridad de los registros.
Durante esta etapa también se llevó a cabo una depuración de inventario, identificando materiales que ya no eran vigentes, piezas dañadas o productos con fecha de caducidad vencida. Este proceso no solo ayudó a limpiar la base de datos, sino que también optimizó el uso del espacio físico y facilitó la gestión del almacén.
- Levantamiento detallado de información
Una vez organizada la estructura del inventario, el equipo de Profesionales en Inventarios inició el levantamiento de datos. Este proceso incluyó la recolección de información clave como:
- Código de referencia
- Código de barras
- Número de lote
- Fecha de caducidad
- Número de serie
- Costo
- Unidad de medida
Cada dato fue verificado en tiempo real y sistematizado para su futura integración al ERP. La experiencia del equipo permitió realizar este proceso con eficiencia, precisión y adaptabilidad, incluso en periodos de alta exigencia operativa como el cierre de año fiscal.
Uno de los grandes diferenciadores fue la capacidad de reacción y escalabilidad del equipo, que se adaptó al ritmo y necesidades de Manprec, brindando desde un grupo reducido hasta más de 30 personas especializadas en campo, según lo requiriera la fase del proyecto.
- Validación e integración al nuevo ERP
Con la información depurada, validada y correctamente estructurada, se inició el proceso de carga al nuevo sistema ERP. Durante esta etapa, surgieron oportunidades adicionales para afinar los datos, ya que el equipo de sistemas detectó algunos registros históricos que requerían ajustes. Lejos de representar un obstáculo, esta situación permitió llevar a cabo una validación cruzada entre lo físico y lo digital, con el fin de garantizar que cada producto registrado tuviera correspondencia real en el almacén.
El trabajo conjunto entre el equipo de sistemas de Manprec y Profesionales en Inventarios fue clave para lograr una integración fluida, evitando errores de carga y asegurando que el nuevo sistema arrancara con información precisa y confiable desde el primer día.
Una gestión de inventario más eficiente y una base sólida para crecer
Gracias a esta colaboración, Manprec no solo logró implementar su nuevo ERP con éxito, sino que fortaleció su operación logística y administrativa en varios frentes:
- Se estableció una base de datos estructurada, con información verificada y actualizada.
- Se logró mayor visibilidad del inventario disponible, mejorando la planeación y abastecimiento.
- Se eliminaron materiales obsoletos, lo que optimizó el uso del espacio y redujo costos ocultos.
- Se organizó el almacén por razón social, facilitando la gestión por unidad de negocio.
- Se mejoró la trazabilidad de productos críticos para la atención de pacientes en casa.
- Se identificaron oportunidades para seguir mejorando los procesos de control interno.
El proyecto, que comenzó como una necesidad de integración tecnológica, se transformó en un punto de partida para una nueva etapa de eficiencia, control y escalabilidad. Hoy, Manprec cuenta con un inventario mucho más confiable y una estructura operativa alineada a su visión de crecimiento.
Un caso de éxito en la evolución operativa del sector salud
La experiencia de Manprec demuestra que los procesos de mejora y transformación no nacen de una crisis, sino de una visión clara: evolucionar, integrar y optimizar. Con el acompañamiento de Profesionales en Inventarios, la empresa logró no solo resolver las áreas de oportunidad existentes, sino también construir una operación más preparada para los desafíos del futuro.
Actualmente, Manprec continúa trabajando en un proceso de mejora continua, con la convicción de que una gestión de inventario precisa es la base para una atención de calidad y una operación eficiente. La colaboración con Profesionales en Inventarios sigue activa, reafirmando el valor de contar con aliados estratégicos para avanzar con solidez en cada etapa del crecimiento empresarial.
Además, muchas operaciones se respaldaban en archivos de Excel que, aunque útiles en su momento, resultaban difíciles de mantener actualizados conforme crecía la operación. A esto se sumaba un modelo logístico que, hasta hace poco, incluía la colaboración con un operador 3PL. Al momento de cambiar de proveedor y migrar la operación a una bodega propia, surgió una oportunidad valiosa para rediseñar los procesos y fortalecer el control interno del inventario.
El entorno físico del almacén también presentaba ciertas particularidades: dos razones sociales compartían un mismo espacio, lo cual requería una mejor organización para evitar confusiones en la asignación de productos y asegurar un rastreo eficiente.
Con este panorama, Manprec tomó una decisión estratégica: invertir en un nuevo sistema ERP que integrara todas las áreas de la empresa. Pero para lograr una transición exitosa, era fundamental contar con una base de datos confiable, estructurada y alineada a los requerimientos del nuevo sistema. Fue entonces cuando se incorporó al proyecto el equipo de Profesionales en Inventarios.
Un acompañamiento experto para la transición
La participación de Profesionales en Inventarios no solo aportó orden y precisión a los datos, sino también una metodología clara para construir una base sólida de información que respaldara el crecimiento futuro. Su intervención se desarrolló en tres etapas clave:
- Organización y clasificación del inventario
- Levantamiento detallado de información
- Validación e integración al nuevo ERP
- Organización y clasificación del inventario
El primer paso fue generar claridad. Se inició con la identificación y separación de los productos por razón social, para mejorar la trazabilidad y facilitar una administración más segmentada del almacén.
Además, se definieron criterios para el registro de productos compuestos o kits, algo muy común en el sector salud. Por ejemplo, una cama hospitalaria puede estar formada por varios componentes (estructura, colchón, respaldo), los cuales deben registrarse de manera conjunta para reflejar adecuadamente su funcionalidad. Este trabajo permitió estandarizar la forma de registrar los activos y garantizar la integridad de los registros.
Durante esta etapa también se llevó a cabo una depuración de inventario, identificando materiales que ya no eran vigentes, piezas dañadas o productos con fecha de caducidad vencida. Este proceso no solo ayudó a limpiar la base de datos, sino que también optimizó el uso del espacio físico y facilitó la gestión del almacén.
- Levantamiento detallado de información
Una vez organizada la estructura del inventario, el equipo de Profesionales en Inventarios inició el levantamiento de datos. Este proceso incluyó la recolección de información clave como:
- Código de referencia
- Código de barras
- Número de lote
- Fecha de caducidad
- Número de serie
- Costo
- Unidad de medida
Cada dato fue verificado en tiempo real y sistematizado para su futura integración al ERP. La experiencia del equipo permitió realizar este proceso con eficiencia, precisión y adaptabilidad, incluso en periodos de alta exigencia operativa como el cierre de año fiscal.
Uno de los grandes diferenciadores fue la capacidad de reacción y escalabilidad del equipo, que se adaptó al ritmo y necesidades de Manprec, brindando desde un grupo reducido hasta más de 30 personas especializadas en campo, según lo requiriera la fase del proyecto.
- Validación e integración al nuevo ERP
Con la información depurada, validada y correctamente estructurada, se inició el proceso de carga al nuevo sistema ERP. Durante esta etapa, surgieron oportunidades adicionales para afinar los datos, ya que el equipo de sistemas detectó algunos registros históricos que requerían ajustes. Lejos de representar un obstáculo, esta situación permitió llevar a cabo una validación cruzada entre lo físico y lo digital, con el fin de garantizar que cada producto registrado tuviera correspondencia real en el almacén.
El trabajo conjunto entre el equipo de sistemas de Manprec y Profesionales en Inventarios fue clave para lograr una integración fluida, evitando errores de carga y asegurando que el nuevo sistema arrancara con información precisa y confiable desde el primer día.
Una gestión más eficiente y una base sólida para crecer
Gracias a esta colaboración, Manprec no solo logró implementar su nuevo ERP con éxito, sino que fortaleció su operación logística y administrativa en varios frentes:
- Se estableció una base de datos estructurada, con información verificada y actualizada.
- Se logró mayor visibilidad del inventario disponible, mejorando la planeación y abastecimiento.
- Se eliminaron materiales obsoletos, lo que optimizó el uso del espacio y redujo costos ocultos.
- Se organizó el almacén por razón social, facilitando la gestión por unidad de negocio.
- Se mejoró la trazabilidad de productos críticos para la atención de pacientes en casa.
- Se identificaron oportunidades para seguir mejorando los procesos de control interno.
El proyecto, que comenzó como una necesidad de integración tecnológica, se transformó en un punto de partida para una nueva etapa de eficiencia, control y escalabilidad. Hoy, Manprec cuenta con un inventario mucho más confiable y una estructura operativa alineada a su visión de crecimiento.
Un caso de éxito en la evolución operativa del sector salud
La experiencia de Manprec demuestra que los procesos de mejora y transformación no nacen de una crisis, sino de una visión clara: evolucionar, integrar y optimizar. Con el acompañamiento de Profesionales en Inventarios, la empresa logró no solo resolver las áreas de oportunidad existentes, sino también construir una operación más preparada para los desafíos del futuro.
Actualmente, Manprec continúa trabajando en un proceso de mejora continua, con la convicción de que una gestión de inventario precisa es la base para una atención de calidad y una operación eficiente. La colaboración con Profesionales en Inventarios sigue activa, reafirmando el valor de contar con aliados estratégicos para avanzar con solidez en cada etapa del crecimiento empresarial.
