Es una práctica esencial en la gestión de tiendas minoristas. Asegurar que el inventario registrado coincide con el inventario real ayuda a mantener la eficiencia operativa, reducir pérdidas y mejorar la satisfacción del cliente. El control preciso de la mercancía disponible en tiendas, almacenes y centros de distribución. Este proceso consiste en contar físicamente cada artículo en stock y verificar que las cantidades coincidan con los registros contables.

¿Beneficios de implementar un servicio profesional de levantamiento de inventarios físicos en retail?

.1.- Expertise y experiencia: Accedes a un conocimiento especializado y a las mejores prácticas de la industria.

2.- Optimización del tiempo y recursos: Tu equipo se enfoca en las actividades clave del negocio mientras el proveedor se encarga de la gestión de inventarios.

3.- Reducción de costos: Se minimizan las pérdidas por roturas de stock, exceso de inventario y errores de conteo.

4.- Mejora de la eficiencia: Se agilizan los procesos de reabastecimiento y se optimiza la rotación de productos.

5.- Aumento de la rentabilidad: Se maximizan las ganancias al mejorar la eficiencia y reducir costos.

¿Qué tipo de inventario existe en el retail?

Adentrémonos en las categorías más comunes y conoce qué tipo de inventario es el que tú necesitas:

Inventario cíclico: Este inventario se realiza de forma periódica, generalmente cada cierto número de semanas o meses, para verificar los niveles de stock de productos específicos. Es ideal para artículos de alta rotación o con demanda estacional.
Inventario físico: Este tipo de inventario implica un conteo manual o electrónico de todas las existencias en un momento determinado. Se suele realizar al final de un período fiscal o tras eventos importantes como remodelaciones o cambios en la gestión.
Inventario perpetuo: Este sistema utiliza software para registrar las entradas y salidas de productos en tiempo real, proporcionando una visión actualizada del inventario en todo momento. Es ideal para cadenas de retail con un alto volumen de transacciones.
Inventario de seguridad: Este inventario sirve como reserva para cubrir posibles roturas de stock o picos inesperados en la demanda. Su nivel ideal depende de varios factores, como el tiempo de reabastecimiento y la variabilidad de la demanda.
Inventario en tránsito: Este inventario se refiere a los productos que están siendo transportados desde el proveedor o centro de distribución a las tiendas. Es importante monitorizarlo para evitar retrasos y rupturas de stock.
Inventario obsoleto: Son productos que ya no se venden o que han pasado de moda. Este tipo de inventario representa un costo para la empresa, por lo que debe gestionarse adecuadamente para minimizar las pérdidas.
Inventario muerto: Son productos que no se han vendido en un período prolongado y tienen pocas probabilidades de hacerlo. Su eliminación libera capital y espacio para artículos con mayor rotación.
Inventario mínimo: Define la cantidad mínima de stock que se debe mantener para evitar roturas y garantizar la continuidad del negocio. Se calcula considerando el punto de reabastecimiento y el tiempo de entrega.
Inventario máximo: Establece el límite superior de stock para evitar el exceso de almacenamiento y la acumulación de capital improductivo. Se determina en función de la capacidad de almacenamiento, los costos y las estrategias de ventas.
Inventario de productos en proceso: Engloba los productos que se encuentran en alguna etapa del proceso de producción, desde la recepción de materias primas hasta el ensamblaje final. Su seguimiento permite optimizar el proceso productivo y minimizar los desperdicios.
Inventario de productos terminados: Comprende los productos listos para la venta al cliente final. Su nivel óptimo depende de la demanda, la capacidad de producción y las estrategias de distribución.

¿Cómo implementar un servicio profesional de levantamiento de inventarios físicos en retail?

Determina qué deseas lograr con el levantamiento de inventarios. ¿Buscas mejorar la precisión de tus registros contables, detectar discrepancias, optimizar la gestión de stocks o prevenir pérdidas?

Establece el alcance del inventario. ¿Qué tipo de productos se incluirán? ¿En qué ubicaciones se realizará el conteo? ¿Con qué frecuencia se realizan los inventarios?

Elige al proveedor de servicios profesional adecuado:

Investiga y compara diferentes proveedores de servicios de levantamiento de inventarios.

Busca empresas con experiencia en el sector retail, que cuenten con personal capacitado y que utilicen metodologías y herramientas confiables.
Solicita cotizaciones y evalúa las propuestas en función de tus necesidades, presupuesto y expectativas.
Verifica las referencias y la reputación del proveedor antes de tomar una decisión.

Planifica y coordina el proceso de levantamiento de inventarios:

Trabaja en conjunto con el proveedor de servicios para desarrollar un plan detallado del proceso de levantamiento de inventarios. Este plan debe incluir el cronograma de actividades, la asignación de responsabilidades, los procedimientos de conteo, las herramientas y equipos a utilizar, y los protocolos de comunicación.
Comunica el plan al personal de tu tienda y asegúrate de que comprendan su papel en el proceso. Brinda capacitación si es necesario.
Coordina con el proveedor de servicios la logística del levantamiento de inventarios, incluyendo el acceso a las instalaciones, la disponibilidad de los productos y la seguridad de los datos.

Implementa el levantamiento de inventarios:

Supervisa el proceso de conteo físico para garantizar que se realiza de manera precisa y eficiente.
Resuelve cualquier incidencia o problema que pueda surgir durante el proceso.
Mantén una comunicación fluida con el proveedor de servicios y el personal de tu tienda.

Documenta el proceso de levantamiento de inventarios, incluyendo los planes, procedimientos, resultados y medidas correctivas implementadas.
Establece procedimientos continuos para la gestión de inventarios, incluyendo la realización de inventarios periódicos, la actualización de registros contables y la implementación de controles para prevenir pérdidas

¿Qué herramientas y tecnologías se pueden utilizar en el levantamiento de inventarios físicos en retail?

Las empresas que implementan un Sistema de Gestión de Inventarios, ya sea en tienda física o en almacén, logran reducir pérdidas y optimizar costos.

Estas son algunas de las herramientas para control de inventarios más utilizadas en tiendas físicas:

Sistema de Gestión de Inventarios es el cerebro de la operación de control de inventario. Este software centralizado te permite:

Tener una visión completa del stock en tiempo real
Automatizar procesos clave
Analizar datos de ventas
Generar informes detallados

Lectores de código de barras y escáneres RFID: puede escanear varias etiquetas a la vez y permite identificar cada elemento de forma individual; lo que evitará escanear dos veces el mismo elemento y por lo tanto teniendo una lectura rápida.

Terminales de punto de venta (TPV) con software de gestión de inventario integrado: Los TPV modernos no solo procesan pagos, sino que también pueden integrarse con el SGI

Aplicaciones móviles para gestión de inventarios: brindan a los gerentes y empleados acceso al inventario desde cualquier lugar, permitiendo:

Monitorear los niveles de stock desde cualquier lugar
Realizar pedidos de reabastecimiento
Recibir notificaciones de stock bajo

Plataformas de comercio electrónico omnichannel:l integran las ventas en línea y físicas, permitiendo:

Unificar el inventario en todos los canales
Ofrecer opciones de compra omnichannel
Actualizar el inventario en tiempo real en todos los canales

Las herramientas para control de inventarios ofrecen a las tiendas físicas una poderosa aliada para optimizar los inventarios.

¿Cómo se preparan las tiendas para un levantamiento de inventarios físicos?

Planifica y comunica el proceso: Define los objetivos específicos del levantamiento de inventarios, como verificar la precisión de los registros, identificar discrepancias o detectar productos obsoletos. Desarrolla un plan que incluya el cronograma de actividades, la asignación de responsabilidades, los métodos de conteo, las herramientas a utilizar y los protocolos de comunicación. Informa al personal de la tienda sobre el proceso de levantamiento de inventarios, su importancia, su rol en el proceso y las fechas en que se llevará a cabo.

Organizar y preparar el inventario: Reduce al mínimo el movimiento de productos durante los días previos al inventario para facilitar el conteo. Organiza los productos en el área de ventas y en el almacén por categorías o familias de productos para facilitar su identificación y conteo. Asegúrate que todos los productos estén accesibles para el personal de conteo, eliminando obstáculos y liberando pasillos. Si es necesario, se deben etiquetar los productos con códigos de barras o identificadores únicos para agilizar el conteo.

Prepara los recursos y herramientas: Ten listos y preparados los formularios o listas de conteo necesarios para registrar las cantidades de cada producto. Verifica que se disponga de los equipos necesarios para el conteo, como lectores de código de barras, computadoras portátiles o dispositivos móviles. Asegurate que las básculas y equipos de medición utilizados para productos a granel o peso variable estén calibrados correctamente.

Capacitar al personal: Capacita al personal de la tienda sobre los métodos de conteo que se utilizarán, como conteo manual, conteo con lectores de código de barras o conteo cíclico. De igual forma enseña al personal cómo utilizar las herramientas y formularios de conteo de manera eficiente y precisa. Debes enfatizar la importancia del levantamiento de inventarios para la empresa y el rol crucial del personal en el proceso.

Establece medidas de seguridad: Limita el acceso al área de conteo durante el proceso para evitar interrupciones y garantizar la precisión del mismo. Implementa controles de seguridad para proteger los productos y los datos recopilados durante el inventario. Es importante definir protocolos claros de comunicación en caso de que surjan incidencias o problemas durante el conteo.

Realizar pruebas y simulacros: Realiza pruebas de conteo previas al levantamiento de inventarios para identificar posibles problemas o áreas de mejora en el proceso. Simula el proceso de conteo completo para familiarizar al personal con las tareas y el flujo de trabajo. Identifica y corrige cualquier error o incoherencia en los datos de inventario antes del levantamiento físico.

Revisa y actualiza los registros contables: Compara los datos de inventario físico con los registros contables para identificar discrepancias. Realiza los ajustes necesarios en los registros contables para reflejar los resultados del levantamiento físico de inventarios. Documenta las diferencias encontradas y las acciones correctivas tomadas para evitar que se repitan en el futuro.

¿Cómo se corrigen las discrepancias encontradas durante un levantamiento de inventarios físicos en retail?

Lo primero que debes hacer es identificar y clasificar las discrepancias:

Revisa los datos de conteo físico y compararlos con los registros contables.
Identifica las discrepancias existentes, clasificándolas por tipo (pérdidas, sobrantes, errores de registro, etc.).
Prioriza las discrepancias en función de su magnitud e impacto en la empresa.

Lo segundo es investigar las causas de las discrepancias:

Para cada discrepancia identificada, realiza una investigación exhaustiva para determinar la causa raíz.
Analiza los procesos de registro, manejo de productos, seguridad y control de stocks.
Recopila información de diversas fuentes, como personal de tienda, cámaras de seguridad, registros de ventas, etc.
Considera todas las posibles causas, incluyendo errores humanos, robos, daños, fraudes, etc.

Una vez identificadas las causas, es fundamental el implementar medidas correctivas para evitar que las discrepancias se repitan en el futuro.

Estas medidas correctivas pueden incluir como ya se mencionó anteriormente:

Capacitación del personal sobre procedimientos de registro y manejo de productos.
Mejora de los sistemas de seguridad y control de stocks.
Implementación de auditorías internas y controles más estrictos.
Adecuación de los procesos de compras y recepción de mercadería.
Revisión de las políticas de descuentos y devoluciones.

Una vez identificadas las causas de las discrepancias y aplicadas las medidas correctivas, es importante realizar los ajustes necesarios en los registros contables.

Estos ajustes deben reflejar la realidad física del stock, considerando las discrepancias encontradas y estos se deben documentar incluyendo las causas y las medidas correctivas implementadas.

Por último monitorea y evalúa la efectividad de las acciones correctivas:

Realiza un seguimiento periódico de las discrepancias encontradas en futuros levantamientos de inventarios.
Evalúa la efectividad de las medidas correctivas implementadas.
Realiza ajustes en las medidas correctivas si es necesario.

¿Cómo se mide el éxito de un levantamiento de inventarios físicos retail?

Para evaluar el éxito de este proceso, es fundamental establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) y métricas de evaluación relevantes.

Porcentaje de discrepancias: Este KPI mide el porcentaje de productos en los que la cantidad física contada no coincide con la cantidad registrada en los sistemas contables. Un porcentaje bajo de discrepancias indica una alta precisión del inventario.
Tasa de error: Similar al porcentaje de discrepancias, la tasa de error se calcula dividiendo el número de productos con discrepancias por el número total de productos contados. Un valor bajo indica un proceso de conteo preciso.
Tiempo promedio de conteo: Este KPI mide el tiempo promedio que se tarda en contar un producto. Un menor tiempo de conteo indica un proceso eficiente.
Costo del levantamiento de inventarios: Este KPI mide el costo total del proceso de levantamiento de inventarios, incluyendo personal, herramientas, tecnología y servicios externos. Un costo bajo indica una buena gestión de recursos.
Nivel de stock ajustado: Este KPI mide el nivel de stock real tras considerar las discrepancias encontradas en el levantamiento físico. Un nivel de stock ajustado preciso permite una mejor planificación de compras y evita roturas de stock.
Reducción de pérdidas: Este KPI mide la cantidad de pérdidas por robo, daños o errores de registro que se han identificado y corregido gracias al levantamiento de inventarios. Una reducción en las pérdidas indica un mejor control del stock.
Prevención de pérdidas: El levantamiento de inventarios ayuda a identificar pérdidas por robo, daños o errores de registro. El éxito se mide por la reducción de estas pérdidas a lo largo del tiempo.
Porcentaje de cumplimiento de normas contables: Este KPI mide el grado en que el proceso de inventario se adhiere a las normas contables establecidas. Un alto porcentaje de cumplimiento indica que la empresa cumple con sus obligaciones fiscales y financieras.

Métricas adicionales que puedes considerar:

Satisfacción del personal: Es importante evaluar la percepción del personal sobre el proceso de inventario, identificando áreas de mejora en la comunicación, capacitación y organización.
Impacto en la toma de decisiones: El levantamiento de inventarios debe proporcionar información valiosa para la toma de decisiones estratégicas en materia de compras, gestión de stocks y políticas comerciales.

Herramientas para el análisis de datos:

Software de gestión de inventarios: Los programas informáticos especializados en gestión de inventarios facilitan el análisis de datos de conteo, la identificación de discrepancias y la generación de informes detallados.

Hojas de cálculo y herramientas de análisis de datos: Se pueden utilizar herramientas como Microsoft Excel o herramientas de Business Intelligence para analizar los datos de conteo y generar visualizaciones que faciliten la comprensión de los resultados.

Medir el éxito de un levantamiento de inventarios físicos en retail mediante KPIs y métricas de evaluación es crucial para garantizar la efectividad del proceso, identificar áreas de mejora y optimizar la gestión de stocks.